DELA transformeert facturatieproces met POM

Voorheen volledig op papier

Caroline Lafon legt uit dat DELA’s facturatieproces voorheen volledig op papier verliep, met standaard teksten en verouderde papieren overschrijvingen. Dit maakte het verwerken van deelbetalingen, duplicaten en aangepaste facturen een handmatig, tijdrovend en foutgevoelig proces.

“De overgang naar digitalisering, personalisatie en moderne betaalmethodes binnen ons eigen systeem was ingewikkeld en leek moeilijk realiseerbaar,” vertelt Caroline. Dit zorgde ervoor dat DELA op zoek ging naar een oplossing om het facturatieproces te moderniseren en tegelijkertijd de klanttevredenheid te verhogen.

POM neemt de technische complexiteit weg

De keuze viel op POM, en volgens Caroline verliep de samenwerking vanaf het begin soepel. “POM nam de technische complexiteit van ons over, waardoor wij ons konden focussen op onze klanten,” legt ze uit. Dankzij POM kan DELA nu facturen digitaal versturen, rechtstreeks naar de inbox of Payconiq by Bancontact-app van de klant. Met één simpele betaalknop kunnen klanten hun factuur snel en eenvoudig betalen, wat resulteert in snellere betalingen en een verbeterde klantervaring.

Voor klanten die de voorkeur geven aan papieren facturen, blijft DELA een hoogwaardige service bieden. “Zij ontvangen hun facturen nog steeds in de brievenbus, maar nu met een verbeterd design en een handige QR-code voor betalingen,” aldus Caroline. “Na de betaling kunnen ze zelfs aangeven of ze in de toekomst facturen per e-mail willen ontvangen.”

Het platform van POM biedt ook intern grote voordelen. “We kunnen eenvoudig zien welke communicatie een klant heeft ontvangen en binnen enkele klikken een duplicaat of aangepaste factuur sturen,” vertelt Caroline. Daarnaast worden wijzigingen in klantgegevens, zoals een foutief e-mailadres, snel zichtbaar, waardoor de klantendatabase altijd up-to-date blijft. Dit alles heeft het werk van DELA's interne medewerkers aanzienlijk vereenvoudigd.

Soepele samenwerking en klantgerichte oplossingen

Caroline is erg te spreken over de manier waarop POM met DELA meedenkt. “Onze projectmanager dacht proactief mee over verbeteringen voor zowel DELA als onze klanten,” zegt ze. “Zo werd er gekeken naar opties die nog niet eerder waren gevraagd, zoals het aanpassen van de fotografie op de facturen op basis van de leeftijd van de ontvanger.” Dit was een nieuwe wens van DELA, die door POM werd gerealiseerd.

Ook de implementatie verliep vlot. “De implementatietijd tot Go Live was kort en we konden altijd rekenen op de beschikbaarheid van hun team,” legt Caroline uit. De service blijft ook na de livegang hoog. “Zelfs nu, in de dagelijkse werking, worden vragen snel en efficiënt beantwoord door de Service Desk.”

Dankzij de korte communicatielijnen met het management van POM kan DELA bovendien eenvoudig nieuwe mogelijkheden bespreken. “We kunnen gemakkelijk met de Commercieel Directeur overleggen wanneer we nieuwe ideeën willen bespreken,” aldus Caroline.

De resultaten: snellere betalingen en tevreden klanten

DELA werkt nu ongeveer een half jaar met POM, en de resultaten spreken voor zich. “We hebben intussen bijna 50% van onze facturen digitaal kunnen afleveren,” vertelt Caroline. Dit heeft niet alleen gezorgd voor besparingen op portokosten, maar ook voor een kortere doorlooptijd en een hogere klanttevredenheid. Betalingen komen sneller binnen, met duidelijke pieken direct na de ontvangst van de factuur en vlak voor de vervaldag.

Niet alleen klanten, maar ook medewerkers bij DELA zijn tevreden. “Onze medewerkers kunnen efficiënter werken en beter inspelen op de wensen van de klant,” zegt Caroline. Dit zorgt voor minder misverstanden en kortere gesprekken met klanten, wat de algehele efficiëntie verhoogt.

Vooruitblik

Hoewel DELA al mooie resultaten heeft geboekt, is het traject nog niet volledig afgerond. “We hebben nog niet al onze facturen geïntegreerd in het POM-platform, maar we kijken uit naar de volgende stappen in dit traject,” zegt Caroline.

Dankzij POM heeft DELA haar facturatieproces kunnen transformeren naar een modern, digitaal systeem dat eenvoud en gebruiksgemak biedt voor zowel klanten als medewerkers.

Over DELA

DELA zorgt voor financiële, praktische en emotionele ondersteuning rondom afscheid. Zo zorgen ze voor gemoedsrust bij hun klanten en hun dierbaren, nu én later.